Jak często zdarzało się Wam żałować, że doba ma tylko 24 godziny? Nam co najmniej… codziennie ;) Jest jednak na to sposób i nie jest nim magiczny Zmieniacz Czasu Hermiony, a zdecydowanie bardziej mugolskie (choć nie mniej skuteczne) zarządzanie sobą w czasie.
Wystarczy tylko trochę ogarnięcia, planowania w przód a nawet przy ograniczonym zasobie czasu jesteśmy w stanie zrobić wszystkie ważne dla nas rzeczy. Poniżej pokazujemy nasze ulubione tricki na to, by produktywniej pracować i móc skupić się na istotnych sprawach, jak piwo z kolegami czy zaległe odcinki ulubionego serialu.
1. Stwórz listę rzeczy do zrobienia
Rozpoczęcie dnia od przygotowania listy zadań jest jedną z podstawowych technik zarządzania sobą w czasie. Czynność ta pomaga nam podjąć decyzję, które obowiązki są dla nas najważniejsze i najpilniejsze, a które prace możemy odłożyć na później lub zupełnie wyeliminować (np. delegując na innych). Pomaga nam to też nie tracić czasu na zastanawianie się co chwila czym powinniśmy się zajmować w danym momencie.
Poprawne przejście przez proces odrzucania, delegowania lub odkładania na później zadań jest najbardziej kluczowym elementem planowania swojego dnia. Jak się okazuje, jeśli tylko zastanowimy się nie tylko na ile dane prace są pilne i ważne, ale również jak duży wpływ będą miały na nasze dalsze życie, jesteśmy w stanie uniknąć wielu niepotrzebnych wysiłków.
2. Stosuj “Zasadę Pareto”
Jak jesteśmy przy odrzucaniu części zadań, które nie są najważniejsze czy najpilniejsze, warto wspomnieć o Zasadzie Pareto. Jej nazwa pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, który badając różne wskaźniki dotyczące gospodarki zauważył pewną prawidłowość. Stwierdził m.in. że 80% bogactwa jest w rękach 20% obywateli Włoch, podobnie 80% przestępstw jest popełnianych przez 20% przestępców, 80% wykroczeń drogowych powoduje 20% kierowców itd.
Jego wnioski zostały następnie przeniesione na środowisko biznesowe, w którym stwierdzono np. że 80% pracy w danej organizacji wykonywane jest jedynie przez 20% pracowników, że 20% klientów generuje 80% zysku firmy itd. Powstała w ten sposób słynna zasada 20/80 którą możemy odnieść do właściwie każdego aspektu naszego życia.
Tak samo jest w przypadku naszej codziennej pracy. Okazuje się, że 80% zamierzonych efektów osiągamy dzięki 20% wykonywanych czynności. Ważne jest więc, by odpowiednio zdefiniować swoje cele i wyróżnić czynniki wpływające na sukces. Najpierw skupić się na zadaniach, które w największym stopniu generują nasze osiągnięcia a dopiero później rozpraszać się mniej znaczącymi czynnościami.
Jak zastosować tą zasadę? Zrób proste ćwiczenie:
- Weź kartkę i długopis. Napisz na niej 10 Twoich celów na jakiś zdefiniowany okres czasu (jeśli chcesz poprawić szybko swoją produktywność określ ten czas na 1 dzień lub na tydzień, jeśli chcesz, żeby zasada miała większy wpływ na Twoje życie określ 10 celów na miesiąc / rok / 5 lat).
- Zastanów się: osiągnięcie których celów było by dla Ciebie najbardziej wartościowe? Które by najbardziej zmieniło Twój dzień / tydzień / miesiąc na lepsze? Może jest to napisanie ważnego egzaminu, od którego zależą Twoje studia a co za tym idzie dalsza przyszłość? A może to schudnięcie tych kilku kilogramów w najbliższym miesiącu, które poprawią ogólnie Twoje zdrowie, pewność siebie i samopoczucie? Zastanów się, co jest dla Ciebie naprawdę ważne.
- Wybierz 2 takie cele, określ plan na ich zrealizowanie i od razu zacznij działać! To w końcu te dwie rzeczy rzeczywiście zmienią Twoje życie na lepsze. Pozostałymi 8 zajmij się jak już osiągniesz to co było dla Ciebie prawdziwym zmieniaczem życia!
3. Rozbij duże zadania na mniejsze etapy
Gdy stoimy przed dużym, czasochłonnym i bardziej skomplikowanym projektem, jego wielkość potrafi nas mocno zniechęcać a nawet przerażać. Powoduje to, że odkładamy dane zadanie w czasie a stres związany z wizją wiszącej nad nami pracy tylko mocniej nas paraliżuje. Wyjściem z sytuacji jest rozbicie projektu na mniejsze zadania, z których każde w pojedynkę nie będzie się wydawało już tak przytłaczające, a połączone będą stanowić rozwiązanie całego problemu.
Weźmy na przykład za cel “napisać pracę magisterską”. Ilu studentów wzdryga się na samą myśl o napisaniu jej, odkładając to w czasie nawet na wiele lat po uzyskaniu absolutorium. W końcu stworzenie 50 stron pracy naukowej zdaje się być zadaniem ponad siły, szczególnie gdy tyle innych pokus jest w około… Nawet sprzątanie mieszkania wydaje się być przyjemniejsze! :) Gdyby jednak rozpisać pisanie magisterki na poszczególne, kilkustronnicowe rozdziały, na pojedyncze artykuły do przeczytania, pomniejsze badania do przeprowadzenia, a następnie rozłożyć to w czasie nagle okazuje się, że nie taki diabeł straszny.
Zasada jest prosta: wykorzystaj punkt 1 i rozpisz w sekwencji pisanie pracy magisterskiej na czynniki, które nie będą Cię przerażały. Niektórzy mogą napisać w planie: “1. Napisać pierwszy rozdział 2. Napisać drugi rozdział (…)” i będą się z tym czuli dobrze. Inni mogą napisać: “1. Otworzyć laptopa. 2. Stworzyć nowy dokument tekstowy. 3. Zmienić jego nazwę na “praca magisterska.doc”. 3. Napisać tytuł pracy. 4. Nadać mu styl. 5. Napisać nazwy rodziałów. 6. Napisać pierwsze zadanie (…)” Rozbijaj tak swoje trudne zadania aż wykonanie każdego z punktów nie będzie dla Ciebie stanowiło wyzwania i po prostu spokojnie będziesz mógł zabrać się za pracę! To działa!
4. Pamiętaj o przerwach
Zrobienie sobie chwili przerwy od pracy jest najskuteczniejszą metodą na utrzymanie produktywności na wysokim poziomie. Nikt nie jest w stanie przez dłuższy czas spracować bez wytchnienia – prędzej czy później będzie nam coraz ciężej skupić uwagę, dłużej będzie nam zajmowało wykonanie zadań i bardziej będzie nas męczyć. Regularne przerwy mogą zapobiec negatywnym skutkom przepracowania.
Spędźcie je w dowolny sposób, który najbardziej do Was przemawia. Może to być chwila na spokojne wypicie kawy, pójście na krótki spacer, rozegranie partyjki w ulubioną grę, przeczytanie prasówki z danego dnia czy krótkie ćwiczenia fizyczne. Ważne by przerwy zaplanować sobie w regularnych odstępach czasu i pilnować by nie rozwlekały się rozbijając nam dzień.
5. Unikaj rozpraszaczy
Starasz się skupić na skończeniu projektu a Twoja komórka co chwile wibruje (okazuje się że to powiadomienia jak to znajomy polubił na Facebooku film z kotkami)? Piszesz pracę zaliczeniową, ale co chwilę gubisz wątek, po raz milionowy sprawdzając swoją skrzynkę mailową w poszukiwaniu jakże ważnych wiadomości (a może ktoś napisał…)?
Nie ma większego niszczyciela produktywności niż wszechobecne rozpraszacze. Nasza wewnętrzna potrzeba bycia w ciągłym kontakcie ze wszystkimi (jakby nie odpisanie na komentarz na fejsie przez godzinę miało sprowadzić na nas klęski żywiołowe) nie pozwala nam w pełni skupić się na żadnej czynności. Jedynym wyjściem z sytuacji jest odcięcie się od bodźców zewnętrznych na czas zaplanowanych zadań. Dopilnujcie tego, by w trakcie pracy robić właśnie to – pracować, a przerwy spędzać w dowolny czas, m.in. sprawdzając powiadomienia na komórce lub po prostu odpoczywając.
6. Znajdź swoją porę największej produktywności
Jedni należą do osób, którym najlepiej pracuje się w nocy. Inni wolą wstać z samego rana i zacząć od najcięższych zadań by w miarę zbliżania się wieczoru móc skupić się na przyjemnościach. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Czasem, nawet wraz ze zmianą pór roku, zmienia się nasza najbardziej efektywna pora na pracę. Warto więc zastanowić się: o jakiej porze dnia łatwiej jest nam się skupić? Kiedy czujemy, że praca przychodzi nam łatwiej? A następnie po prostu dopasować do tego swój plan dnia.
7. Naucz się odmawiać
Każdy z nas zna wszechogarniającą presję by się na wszystko zgadzać. Czy jest to wieczorne wyjście z kolegami na piwo, podwiezienie koleżanki na studia, czy wzięcie na siebie dodatkowych zadań w grupie projektowej. Problem polega tylko na tym, że biorąc na siebie dodatkowe rzeczy, odciągamy naszą uwagę od tych, które pierwotnie uznaliśmy za najważniejsze.
Odmawiając czujemy się winni, a jest to błędne myślenie, gdyż nawet jeśli zgodzimy się na jakąś prośbę czy propozycję, oznacza to, że odmówiliśmy szeregowi innych możliwości. Według Rory Vaden’a sztuką jest decydowanie, których rzeczy zrobienie przyniesie nam najwięcej korzyści na przyszłość:
Zwiększasz swój zasób czasu poprzez udzielenie sobie emocjonalnego pozwolenia na spędzenie czasu dzisiaj na rzeczach, które pozwolą ci zaoszczędzić czas jutro.
Pełne wystąpienie Rory ‘iego na jednym z TEDx Talks możecie zobaczyć na filmiku poniżej:
8. Porzuć próbę robienia wielu rzeczy na raz
Wielu z nas daje się zwodzić pokusie wielozadaniowości – wydaje nam się, że robiąc kilka rzeczy na raz szybciej jesteśmy w stanie je skończyć i przejść do przyjemnych rzeczy. Nic bardziej mylnego!
Cały teoretycznie pozytywny wpływ wielozadaniowości jest całkowicie niwelowany przez czas, jaki tracimy na przerzucanie naszej uwagi z jednego zadania na drugie. Robienie kilku rzeczy na raz wręcz obniża naszą produktywność (niektóre badania mówią nawet że aż o 40%)! Przerzucanie toku myślenia z jednego zadania na drugie działa na nas tak samo jak wszelkie inne formy rozpraszania. Należy skupić się na wykonaniu do końca jednej pracy zanim przeniesiemy nasze wysiłki na kolejną.
Może i nie da się sprawić by doba miała dodatkowe godziny, ale dzięki sprawnemu zarządzaniu danym nam czasem można spokojnie zmieścić w nim wszystko co dla nas ważne. Jeśli znacie swoje cele i potraficie wyróżnić zadania rzeczywiście dla Was ważne, reszta pójdzie już gładko.
